Notre 18ème CAFÉ DÉBAT

“FORUM ASSOCIATIF 2018 : comment le réussir?”

s’est déroulé

Jeudi 24 mai 2018

à 18h, Maison des Associations de Rodez

Avec le soutien de la ville de Rodez, nous mettons en place un FORUM des ASSOCIATIONS les 19 & 20 octobre 2018.

Cette mise en place nécessitant la participation des associations intéressées, tant au niveau des idées que de l’organisation, ce fut donc le thème de ce café débat.

Les points abordés 

Rappel des modalités pratiques à affiner :

Date  & lieu : Salle des Fêtes les 19 et 20 octobre 2018

un vendredi afin de drainer le public des établissements scolaires

un samedi pour les particuliers

Structures participantes : Associations dont le Siège Social est sur Rodez, Associations Adhérentes à Associatisse ou à la Maison des Associations, autres(?)  

Emplacements : 1 table de 1,90 x 0.90, 2 chaises, 1 grille

Tarifs : La Ville de RODEZ ne souhaitant pas créer de précédent, la location de la salle des fêtes sera payante.

Associatisse prendrait donc en charge cette location à condition qu’un nombre suffisant d’asociations s’engagent.

En compensation un droit de place modique serait demandé aux Associations Participantes (encore à déterminer, certainement de l’ordre de 15 à 20 €).

Réservations : Dans l’ordre d’arrivée des courriers ou réservations orales avec chèque de réservation, priorité est données aux Adhérents Maison des Associations et Associatisse puis aux associations dont le siège est à Rodez. Possibilité du choix de son emplacement, dans l’ordre des inscriptions

Les inscriptions :

Elles dépassaient les  20 à la date du café débat, elles sont plus de 30 au 1er juin et d’autres sont attendues. si vous ne l’avez pas encore fait officiellement, merci d’envoyer votre pré réservation avant le 30 juin.

Un dossier complet d’inscription sera envoyé aux pré-inscrits, dès qu’il aura été rédigé par le comité d’animation

La caution :

La ville  demandant une caution de 1000€, celle-ci sera répercutée à chaque association participante. Donc avec votre dossier d’inscription, hormis le chèque de participation, vous sera demandé un chèque de caution de 35€, chèque non déposé et rendu à l’issue de la manifestation si aucun dégât n’est constaté.

Chaque association inscrite devra fournir un certificat d’assurance responsabilité civile.

Présence sur les stands :

Les associations présentes devront impérativement s’engager à tenir leur stand pendant les horaires indiqués au public.

Animations :

des idées ont été proposées

-promouvoir le bénévolat  par des interventions de bénévoles de différentes associations

-« mur des bénévoles » : un grand panneau sera mis à disposition des associations pour y afficher sur feuille A3 leurs besoins en bénévoles avec leur N° de stand, afin que les particuliers intéressés se présentent  au stand

– bénévole dating : mini rencontres tournantes entre associations et futurs bénévoles

– le Comité de jumelage de Rodez/Bamberg, propose la présentation d’un film sur cette magnifique ville

– l’ARDDS propose de faire une information sur la boucle magnétique (aide aux malentendants)

– l’APF propose une information ou présentation d’Handidanse

– RTR propose de couvrir l’événement (animation ?)

-mini conférences diverses

-le vendredi soir repas partagé entre associations

Beaucoup de propositions, a étudier rapidement par le comité de pilotage afin de décider de leur faisabilité.

Toute autre proposition intéressante ou originale sera la bienvenue

Restauration & buvette :

Pour le confort des exposants et celui des visiteurs, un stand buvette et un stand restauration rapide seront souhaitables.

L’ association ARTISANS DU MONDE, se propose donc de tenir la buvette et de contacter des associations de producteurs locaux pour envisager ce qui peut être fait en matière de restauration sur place.

Comité de pilotage :

Devra se réunir semaine 23  au plus tard, un sondage sera envoyé aux volontaires

Associatisse ne pouvant à elle seule manager un tel Forum, le comité de pilotage aura pour but de définir les modalités pratiques et d’en assurer l’application.

Ce comité se déclinera en plusieurs commissions (communication, restauration, inscription/ACCUEIL, animation etc…) toutes les bonnes volontés seront accueillies.

Autres structures  à contacter :

Les participants, peuvent informer et contacter toutes les associations qu’elles connaissent susceptibles d’être intéressées par le Forum, car il est évident qu’ASSOCIATISSE ou la ville n’ont pas les adresses mail de tous.